Vous préparez le voyage dans Brief. Vos clients le vivent dedans, à vos couleurs.
Je m'appelle Camille, je travaille chez Cap Baobab. Dix voyageurs, onze jours entre la Tanzanie et Zanzibar : voici comment nous avons préparé leur voyage, de l'activation du mode agence à l'appel sur place.
Cap Baobab, Camille et ses voyageurs sont fictifs. Les écrans sont ceux de Brief.
Le mode agence, en 5 minutes
Comment l'activer, et ce que font ses fonctions, chapitre par chapitre.
Préparer le voyage
de J-120 à J-30Activer le mode agence
J'active le mode agence, et c'est tout.
Dans Mes voyages, tout en bas, un interrupteur. Je donne le nom de l'agence : Cap Baobab. Mes voyages personnels restent de leur côté, et rien n'a bougé pour les autres.
Votre image, une seule fois
Mes voyageurs reconnaissent mon agence.
Logo, couleurs, numéro d'urgence : je les pose une fois dans Mon agence. L'aperçu me montre tout de suite ce que verra un client sur son téléphone. J'invite aussi Thomas, mon collègue : il peut reprendre mes dossiers si je suis absente.
Modèles de voyages
Je ne repars pas de zéro.
Nous vendons ce circuit plusieurs fois par an. Je l'ai enregistré comme modèle : je donne la date de départ, et les étapes, les rappels, les documents se recalent. Les voyageurs, eux, ne sont jamais recopiés.
Formules
Dans un même groupe, chacun son voyage.
Quatre voyageurs veulent la montgolfière au Serengeti, quatre autres une journée à Stone Town. Je crée mes formules, et j'attribue un choix à chacun. Une étape réservée n'apparaît que chez ceux qui l'ont prise, avec ses documents.
Importer un groupe
Je colle mon tableau Excel.
La liste des inscrits, je l'ai déjà. Je la colle dans Brief, qui reconnaît les colonnes et me montre ce qu'il va faire : qui est nouveau, qui est mis à jour, ce qui est à corriger. Rien ne s'écrit avant que je valide.
Couples et familles
Les familles restent ensemble.
Dans le tableau du groupe, Brief regroupe les foyers et signale les enfants, avec leur âge. Un adulte peut remplir les fiches de tout son foyer et voir les documents de ses enfants.
Inviter, sans compte à créer
J'invite tout le groupe d'un clic.
Un e-mail aux couleurs de l'agence, que je peux relire avant l'envoi. Chacun reçoit son lien personnel et l'ouvre sans rien installer. Et par défaut, les voyageurs ne se connaissent pas : entre eux, ils voient un prénom et une initiale.
Fiche voyageur
Les passeports ne circulent plus par e-mail.
Je choisis ce que je demande : identité, pièce, régime, contact d'urgence, ou mes propres questions, et même des fichiers. Mes voyageurs remplissent, les réponses sont chiffrées, et un filtre me dit qui n'a pas fini.
Chambres, hôtel par hôtel
Les chambres se remplissent toutes seules.
« Placer les foyers » remplit les chambres vides de la bonne taille, et je glisse le reste à la main. Au Kibo Palace, les enfants ont leur propre chambre : je règle cet hôtel à part. La liste part à l'hôtel en Excel ou en PDF, sans les données de santé.
Envoyer le programme
Je décide de ce qui part, et quand.
Tout ce que j'ajoute reste caché à mes clients. Quand je suis prête, « Envoyer les changements » : le résumé est déjà écrit, j'ajoute un mot, et mes voyageurs sont prévenus, dans l'appli et par e-mail si je veux.
Accusés de lecture
Je sais qui a lu.
Quatre ont pris connaissance, deux ont seulement ouvert, quatre n'ont encore rien vu. Une relance part en un clic, et seulement à ceux qui manquent.
Voir comme un voyageur
Je vérifie avec ses yeux.
En un clic, je vois le voyage exactement comme Marc le voit : son programme, sa formule, ses documents, sa chambre. En lecture seule, et sans rien changer pour lui.
Billets à chaque nom
Dix billets, un seul PDF.
Je dépose le PDF du vol sur l'étape. Brief le découpe page par page, lit le nom sur chaque billet et le range chez le bon voyageur. Je vérifie la liste, je range, et l'étape me dit combien sont prêts.
Listes et messages programmés
Les messages partent sans moi.
« Huit jours avant le départ, à 18 h », « trois heures avant ce vol » : je les écris une fois, et si l'horaire de l'étape change, le message suit. La liste des passagers pour le transporteur, elle, se prépare toute seule, pour le groupe ou pour une étape.
Sur place
du départ au retourAccompagnateurs et guides
Joseph a ce qu'il lui faut, rien de plus.
Mon guide reçoit son accès : le programme, le groupe, les régimes et les allergies. Il ne voit ni les pièces d'identité, ni les prix, ni les réglages. Je coche s'il peut écrire au groupe ou changer une heure.
L'appel sur place
Il fait l'appel avant de repartir.
Il touche les noms, ou la famille entière, ou scanne un QR code. Sans réseau, tout est gardé sur le téléphone et s'envoie au retour. Il voit qui manque, l'appelle d'un geste, et l'agence est prévenue à la clôture.
Côté voyageur
ce que voit votre clientÀ vos couleurs
Marc ouvre son lien.
Il voit le nom de l'agence, le numéro d'urgence toujours sous la main, le compte à rebours et ses prochaines étapes. Rien à installer, et son téléphone garde l'essentiel même sans réseau.
Seulement ce qui le concerne
Sa formule, sa chambre, ses billets.
Marc voit la montgolfière, parce qu'il l'a prise. Il sait dans quelle chambre il dort ce soir, avec qui, et il retrouve son billet sur l'étape. S'il a une question, il écrit directement à Camille.
Le mode agence, en questions
Comment activer le mode agence ?
Dans Brief, ouvrez Mes voyages, puis « Réglages de vos voyages » en bas de page, et activez l'interrupteur « Mode Agence ». Donnez ensuite le nom de votre agence. Tant qu'il n'est pas activé, rien ne change, et vos voyages personnels restent à part.
Mes clients doivent-ils créer un compte ?
Non. Chaque voyageur reçoit son lien personnel par e-mail, et il suffit de l'ouvrir. Il peut créer un compte s'il veut retrouver son voyage plus facilement, mais rien ne l'y oblige.
Mes clients voient-ils tout ce que je prépare ?
Non. Ce que vous ajoutez reste caché jusqu'à ce que vous cliquiez sur « Envoyer les changements ». Chaque voyageur ne voit ensuite que ce qui le concerne : ses étapes, ses documents, sa formule et sa chambre si vous l'activez.
Les voyageurs d'un groupe se voient-ils entre eux ?
Par défaut, ils voient un prénom et une initiale, sauf ceux qui partagent leur chambre. Vous pouvez aussi choisir de leur montrer les noms complets, pour l'agence ou pour un voyage.
Où vont les données des passeports ?
Les réponses des fiches voyageurs sont chiffrées, et hébergées en France. Vous choisissez combien de temps elles restent après le voyage : 30, 90 ou 365 jours, puis elles sont effacées. Votre guide n'y a pas accès.
Brief gère-t-il les paiements de mes clients ?
Non. Brief s'occupe du voyage et de sa communication. Le devis et le paiement restent dans vos outils habituels.
Peut-on travailler à plusieurs dans l'agence ?
Oui. Vous invitez vos collègues comme responsable ou agent. Chaque voyage a son agent de suivi, et tous les membres de l'agence peuvent le reprendre.
Votre prochain départ peut commencer ici.
Créez votre compte, activez le mode agence, et préparez un vrai voyage : vous verrez vite ce que ça change pour vous et pour vos clients.
Une fois inscrit : Mes voyages › Réglages de vos voyages › Mode Agence.